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L'attuale accezione del termine è, pertanto, stata influenzata da quelle che - nel corso del XX secolo - sono state definite da alcuni "conseguenze inattese" del fenomeno burocratico: rigidità, lentezza, incapacità di adattamento, inefficienza, inefficacia, lessico difficile o addirittura incomprensibile ( il cosiddetto burocratese ), mancanza di stimoli, deresponsabilizzazione, eccessiva pervasività, tendenza a regolamentare ogni minimo aspetto della vita quotidiana.

Negli stati moderni - dove gli apparati burocratici hanno ragguardevoli dimensioni ed il controllo politico è limitato nel tempo dal susseguirsi delle elezioni - il duraturo "potere degli uffici" è incline a trasformare il potere delegato in potere proprio.

Per converso, il ruolo delle burocrazie è rivendicato come salvaguardia delle regole a fronte del pericolo di "dittatura della maggioranza".

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Il termine burocrazia fu forgiato nel secolo XVIII da Vincent De Gournay combinando la parola francese bureau ( luogo di lavoro degli impiegati di un'amministrazione, di un'impresa, ecc. ) con la parola greca kràtos, che significa: potere.

Di fronte alle tre forme classiche di governo ( democrazia, aristocrazia, monarchia ), sorse una quarta forma: il potere dei funzionari.

Infatti, quantunque il fenomeno burocratico esistesse già nelle grandi organizzazioni politiche dell'Antichità ( l'antico Egitto, la Roma imperiale, ecc. ), esso acquistò grande importanza solo quando, duecento anni fa, le monarchie illustri cominciarono ad aumentare i loro apparati amministrativi fino a raggiungere dimensioni impensabili nel passato.

Da allora, la crescita è continuata cosicché nello Stato controllore dei nostri tempi, il settore amministrativo ha potuto raggiungere la quinta parte della popolazione attiva.

È bene notare che, sebbene la burocrazia sia un fenomeno caratteristico dell'amministrazione statale, tuttavia non è un suo patrimonio esclusivo: la si trova anche nei partiti politici, nei sindacati, nelle grandi imprese, nelle chiese, ecc.

Le due caratteristiche principali del sistema burocratico sono:

1) Funzioni e procedimenti accuratamente definiti.

Ogni sezione è compepetente solo per quel settore che le è stato assegnato.

Le altre faccende hanno le loro sezioni corrispondenti, dove il funzionario competente le risolverà secondo un regolamento meticolosamente determinato.

L'esistenza di procedimenti fissi e abituali per situazioni che si ripetono in forma periodica richiede che i problemi vengano risolti " senza accezione di persone ".

La burocrazia ideale, per usare le parole di Max Weber, è quella che può eliminare dai problemi ufficiali l'amore, l'odio e tutti quegli elementi che sfuggono al calcolo ".

2) Selezione e promozione del personale basate su considerazioni esclusivamente tecniche.

L'assunzione del personale con mezzi oggettivi, generalmente prove o esami, così come una garanzia di permanenza nell'incarico e un sistema di avanzamento regolamentato, chiedono che anche ad intra del sistema, vengano ignorate volutamente le simpatie personali o ideologiche suscitate dai burocrati, in modo che rimangano indipendenti di fronte alle fluttuazioni politiche degli alti incarichi.

Nelle burocrazie, appaiono quasi sempre alcuni effetti non previsti, e, naturalmente, non desiderati, che spiegano la cattiva fama di cui godono:

a) mancanza di duttilità per una accentuazione esagerata delle norme.

Queste sono necessarie, come abbiamo visto sopra, per assicurare un comportamento uniforme.

Però, quando vengono applicate con rigidezza ed inflessibilità, le regole diventano il letto di Procuste che colpisce tutti i casi.

b) Il conservatorismo, o rifiuto miope di qualsiasi cambiamento sociale per il fatto che non è previsto nei regolamenti.

Non c'è posto per gli esperimenti in nessuna organizzazione burocratica.

c) Il primato degli interessi personali del burocrate: questi, vedendosi sicuro nel suo ufficio, diventa facilmente pigro nel lavoro e negligente verso il pubblico.

Potrà giungere un tempo in cui l'organizzazione cesserà di essere un valore strumentale per diventare un valore finale che sarà intoccabile per gli interessi che si saranno creati attorno ad essa.

Si spiega così perché spesso continuano ad esistere ed anche a svilupparsi istituzioni che hanno perduto la loro ragione d'essere.

Questo aspetto negativo fu espresso in modo caricaturale dalla legge di Parkinson: " Lo staff burocratico cresce in proporzione inversa al lavoro che c'è da fare ".

Anche quando alcuni, come Alvin Toffler, pensano che nei prossimi venticinque o cinquant'anni assisteremo alla fine della burocrazia per la sua incapacità di adattarsi ai cambiamenti sempre più rapidi del mondo contemporaneo, altri prevedono invece una ipertrofia della burocrazia come conseguenza dell'informatica.

Con la microelettronica, potrà aumentare l'insensibilità della burocrazia di fronte ai casi singoli; potranno diminuire le possibilità di stabilire un contatto diretto con gli operatori; potrà esserci un controllo sociale più stretto per l'apparire di depositi di immagazzinamento massiccio di dati in cui basterà premere un bottone per ottenere una quantità enorme di particolari sugli individui.

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